title: Méthode pour répondre aux mails efficacement slug: methode-pour-repondre-aux-mails-efficacement date: 2007-03-28 23:06:05 type: post vignette: images/logos/methode_mail.png contextual_title1: ★ L'artiste qui sommeille en chaque geek contextual_url1: 20080613-artiste-qui-sommeille-en-chaque-geek contextual_title2: 37signals : ce qu'ils ont appris contextual_url2: 20081104-37signals-ce-quils-ont-appris contextual_title3: L'intelligence économique (veille technologique) en pratique contextual_url3: 20070609-l-intelligence-economique-veillle-technologique-en-pratique
Voici la méthode que j'ai maintenant adopté depuis environ un an, elle est donc relativement rodée. À cette époque, je recevais plus de 1000 mails quotidiennement (sans compter le spam...) et il fallait vraiment que je fasse quelque chose. J'ai donc mixé plusieurs des trucs et astuces que j'avais pu croiser alors et voila ce à quoi je suis arrivé.
On peut distinguer deux types de mails personnels :
Le maître mot de cette catégorie de mails est « surtout pas de précipitation ». Aucun client ne nécessite une réponse dans la minute, voire même dans la demi-journée (tout dépend de votre activité bien évidemment). Prenez le temps d'évaluer toutes les possibles interprétations du mail et les différentes réponses possibles, il est toujours malvenu de répondre à côté de la plaque ou pire en faisant un contre-sens (oui certains clients répondent par énigmes mais c'est un autre débat).
Dans la même lignée, j'essaye de ne jamais répondre à des mails le lundi matin en arrivant ou le vendredi avant de partir. Pour le lundi, il me faut un certain temps pour revenir de WE et je ne suis pas forcément dans les meilleures conditions pour répondre. Pour le vendredi, peu nombreux sont les clients qui travaillent le WE donc envoyer un mail le vendredi soir ne sert généralement à rien. Si vous pensez que vous n'allez pas être pris au sérieux car vous vous êtes engagé à répondre cette semaine là, dites-vous que le manque de crédibilité que vous allez montrer avec un mail bâclé sera toujours plus important.
Un peu d'organisation maintenant. Je distingue ici 3 types de mails auxquels doivent être associés 3 boîtes différentes :
Un dernier conseil relatif à la périodicité de consultation des mails. Certains préconisent de n'ouvrir son client qu'une fois par heure, voire par demi-journée. Je ne suis pas convaincu par cette méthode, j'ai souvent besoin de consulter mes mails et je pense qu'il est surtout important de ne pas être distrait. J'ai donc plutôt opté pour anéantir toute forme de notification (graphique ou sonore) sur mes machines. Ainsi je peux vérifier mes mails à intervalles réguliers lorsque je suis en phase de « transition » et ne plus y penser lorsque je suis en phase de « concentration » (réflexion, code, rédaction, etc). De plus, ça marche aussi pour la messagerie instantanée, IRC, etc.
Et pour finir, le plus important : n'oubliez pas de rédiger vos mails en musique, votez Manu !