On distingue deux types de réunions dans une entreprise : les réunions clients et les réunions internes. Si les premières sont souvent envisagées avec sérieux, les secondes manquent parfois de rigueur.
Manque de préparation
Une réunion ça se prépare. Et une réunion interne ça se prépare par l'ensemble des participants. Bien sûr il y a une personne qui dresse l'ordre du jour mais ces réunions étant bien souvent capitales pour l'avenir de l'entreprise, il faut leur accorder le temps de réflexion adéquat. L'entreprise doit être un client privilégié. Malheureusement c'est rarement le cas... et c'est la raison pour laquelle les réunions internes sont bien souvent les seules à ne pas tenir les horaires imposés.
Découverte de l'ordre du jour en réunion, remise sur le tapis d'un thème précédemment écarté, réflexions hors-sujet sont autant de signes d'une réunion interne vouée à l'échec, ou au moins à une perte d'argent. Car une réunion coute énormément, si vous êtes 5 et qu'une réunion prend 4h au lieu de 2 par manque de préparation, ça fait environ (70K€/12/20/8) * 2h * 5 = 365€ (ceci représente le coût pour l'entreprise donc le salaire moyen considéré 35K€ est doublé pour prendre en compte les charges, et encore, ce sont souvent les personnes les mieux payées qui participent à ces réunions donc je pense qu'on arrive rapidement à 500€...). Alors imaginez lorsque le nombre de participants augmente ! Vu sous cet angle, prendre 30 minutes avant d'aborder une réunion interne peut faire gagner énormément d'argent et aucun patron n'y sera indifférent.
Manque de considération
Les réunions internes commencent avec du retard, s'étalent dans la durée, dans les digressions et sont souvent assorties de comportements intolérables par rapport à une réunion client. Certains thèmes sont bâclés alors qu'ils déterminent le travail d'une ou plusieurs personnes sur le plus ou moins long terme, au bout d'un certain moment l'agacement investit les protagonistes et leur jugement s'en trouve altéré. Le manque de considération traduit à la fois un manque de rigueur mais aussi un manque de respect pour son entreprise et pour ses collègues. Bien sûr, ce manque de considération dessert les préparations de réunions internes futures car on a de moins en moins envie d'être le seul à travailler pour arriver à ce résultat.
Manque de concrétisation
C'est finalement là où le bât blesse, les réunions internes sont fréquemment atteintes du syndrome de la réunionite . On parle pendant des heures en essayant de suivre l'ordre du jour dans les grandes lignes, un compte-rendu est rédigé et des tâches sont assignées mais la réalisation est souvent remise à plus tard, à jamais. C'est sûr que les requêtes des clients sont davantage suivies et importantes à court terme mais c'est clairement un échec pour l'entreprise et son expansion à long terme.
Manque de solution
J'ai beau relire les règles d'or de Frédéric que j'essaye de suivre tant bien que mal, je suis un peu dans l'impasse là... vous faites comment vous ? En sachant que je ne suis pas forcément en position de force donc je ne peux rien véritablement imposer (c'est usant).
Toute ressemblance avec des personnes ou des situations existantes ne saurait être que fortuite, bien évidemment.
Commentaires
panjhy le 13/03/2007 :
Mais c'est tellement vrai, rien a rajoute... :/
JS le 13/03/2007 :
Hum, tout a fait ! c'est pas simple...
Généralement, avec les collègues, on en parle devant la machine à café, on établi un plan, on dis ce qu'il faudrait faire, et comme ca, à plusieurs on peu faire face au boss...
Mais bon, meme si tu arrive à motiver toute l'équipe et que le boss dit oui juste pour faire plaisir mais ensuite ne fait rien de concret, là on ne peux trop rien faire...
Donc mon conseille : parles en avec un collègue, convainc le de l'utilité de préparer les réunions, puis convainc un autre, puis un autre, et à force, ca avancera... peut etre...
loïc m. le 13/03/2007 :
Pour moi, les réunions internes n'abordaient carrément pas le pôle développement.
Tout était centré sur le pôle commerciale et techniciens.
Donc je perdais plus de temps qu'autre chose...
Allez, la seule remarque du gérant pour moi sur ces réunions était pour dire "Merci, j'ai bien reçu ton compte rendu d'activités de la semaine dernière".
Et sinon ça t'intéresse ce que je pense ?
Mais comme tu le dis à al fin: quand tu n'est pas en position de force pour imposer quelques règles de rigueur à tes supérieurs.... ben les réunions internes qui commencent males, finiront tout aussi mal.
Fororino le 13/03/2007 :
J'ai suivi une formation aux réunions il y a plus d'un an. La méthode qu'on nous a enseignée est un peu lourde dans les premiers mois. Elle présente malgré tout un énorme avantage : avant d'y aller, tu sais ce que toi tu attends de la réunion et tu n'en sors pas sans avoir obtenu ce que tu es venu chercher.
Voici mon interprétation de la méthode :
* D'abord tu fixe ton ordre du jour. Si tu es l'organisateur de la réunion tu le diffuseras, mais sinon c'est juste pour toi :
- Tu fixes 1 objectif perso, par exemple: je veux savoir si mes collègues seront disponibles pour collaborer pour respecter la date de livraison de mon projet
- Tu le traduis en un objectif atteignable et moins "egoïste" : Définir le planning de A, de B et le mien jusqu'à la date de livraison
- Tu le traduis en un objectif diffusable et atteignable : Définir le planning pour la livraison du projet
* Tu notes ensuite en vrac tout ce que tu dois récupérer comme infos et toutes celles que tu as déjà pour réaliser ton objectif
* Tu essaies de hiérarchiser en 3 étapes le déroulement d'une réunion qui te permettrait de :
1. présenter tous les éléments dont tu disposes pour être sûr que tout le monde a le même niveau d'information
2. collecter toutes les infos qui te manques
3. valider immédiatement une synthèse de toutes ces infos (par ex. le planning)
* Tu ajoutes les infos notées en vrac dans les bonnes étapes de manière diffusable
* Tu vas à ta réunion avec ce papier (1 page max) et même si tu ne dirige pas la réunion, tu orientes la discussion par tes questions pour qu'elle réponde à ton propre ordre du jour. Tu récupèreras peut être d'abord les infos de l'étape 2 avant de présenter tes infos de l'étape 1, mais tu atteindras ton objectif s'il est réaliste.
Mon écriture manque sans doute de style mais j'espère que ça peut t'aider.
NiCoS le 14/03/2007 :
- Limiter le nombre d'intervenants
- Limiter le nombre d'objectifs
- Forcer à tenir dans un temps limité
- ... quitte à multiplier le nombre global de réunion mais avec des réunions plus ciblées.
Le problème c'est quand on doit passer par des réunions avec beaucoup de monde et là, c'est la misère :-(
David, biologeek le 14/03/2007 :
Merci pour tous vos conseils, je ne manquerais pas d'essayer de les mettre en application prochainement :-).
NiKo le 14/03/2007 :
J'ai une super solution: ARRÊTER DE FAIRE DES RÉUNIONS.
Ou si vraiment t'as pas le choix, tu définis une décision à prendre, tu fixes la durée à 30mn, avec un joli réveil pour surveiller l'avancée du temps et obligation de prendre une décision au bout du temps écoulé.
Ln le 14/03/2007 :
Juste une question, c'est quoi la photo ? Et quel rapport avec les réunions ?
Sinon, l'interne a toujours moins de "poids" que l'externe. J'étais formatrice, en interne, en début de semaine et j'ai eu 3 présents sur 11 inscrits...
palpatine le 15/03/2007 :
@JS(#2) : du café ? Mais... (70K€/12/20/8) * 30min * 5 = 91€ !! ^^ (ok, j'me moque un peu, n'empêche que dans ma boîte, ils avaient tenté de faire ce raisonnement, z'ont vite changé d'avis devant la grogne...). Bon, pour revenir aux réalités (outre que l'employeur pour 35K€ de salaire brut pour l'employé ne paie pas 35K€ de charge, faut arrêter la mythologie urbaine, mais plutôt dans les 14K€, fiche de paie sous les yeux à l'appui), on parle de sommes rudement dérisoires, pour une entreprises, là ; faut se rappeler que l'on parle de chiffres d'affaire de plusieurs millions d'Euros par an (et qu'on est largement sous-payé, mais ça c'est une autre histoire... Ou pas). Ça me fait penser aux chefs qui trouve que se payer une solution de debug à 4500€, c'est cher, alors vaut mieux envoyer 3 ingés pendant un mois pour s'en développer une maison (et bancale). Ou les archis qui calculent que s'il faut une personne sur 6 mois, en en mettant deux, ont réduira à 3 mois, et p'têtre même qu'en en mettant 4, il n'y aura plus qu'un mois et demi pour finir le projet ! Il y a une équipe qui bosse à côté de moi, ils ont dû se faire une dizaine de réunion en deux semaines, toute la journée à chaque fois ; d'un autre côté, spécifier un ASIC, c'est engager quelques millions d'Euros sans possibilité de retour arrière. Et puis, faut pas oublier que les heures sup' chez les ingés, ce n'est jamais compté (et qu'au contraire les périodes d'inter-contrat, c'est payer un ingé pour une rien faire...).
La morale de tout cela est donc : "rien ne sert de courir, il faut partir à point".
Necro le 15/03/2007 :
Article très intéressant.
Une modeste contribution : cauchemar (sans d)
Merci !
David, biologeek le 15/03/2007 :
@NiKo : c'est la solution que j'ai temporairement trouvé aussi ;-).
@Ln : la réunion interne d'un spermatozoïde et d'un ovule. J'étais un peu en panne d'inspiration et c'est ce qui m'est venu à l'esprit. Ah quand le biolo reprend le dessus...
@palpatine :
> Ou les archis qui calculent que s'il faut une personne sur 6 mois, en en mettant deux, ont réduira à 3 mois, et p'têtre même qu'en en mettant 4, il n'y aura plus qu'un mois et demi pour finir le projet !
Ça sent le vécu :-)
Par contre pour les charges je ne suis pas d'accord, il n'y a pas que la feuille de paye à prendre en compte.
@Necro : situation cauchemardesque. Merci !
fredix le 16/03/2007 :
je veux pas te casser le moral mais depuis presque 10 ans que je travaille c'est partout pareil. Et ce problème de réunion n'est qu'une facette parmi d'autres des PME.
Quand on est passionné par son travail et que l'on souhaite travailler de la manière la plus efficace, le seul moyen c'est de monter sa boite...
palpatine le 16/03/2007 :
Je vois ce que tu veux dire par "le reste" ; mais bon, j'ai la largesse d'apporter mon matos et mes livres, je bois pas de café, en fait, je consomme juste de l'eau et j'utilise les chiottes ; on m'octroie aussi 3m² de bureau ; non, vraiment, je ne coûte pas cher :p.
Bibifoc le 16/03/2007 :
Dans l'entreprise où je suis (c'est une petite entreprise) les règles sont simples:
1- Une réunion doit avoir un ordre du jour avec toujours au début 10-15 minutes pour parler des trucs divers (style l'achat d'un nouveau pc pour machin car le sien vient de crever).
2- La réunion ne doit jamais dépasser 2 heures (il est prouvé scientifiquement que c'est la durée maxi où l'attention peut être mobilisée)
3- Sur les problèmes où l'on doit réfléchir 2 cas :
a) on a les moyens de décider alors mon chef laisse brainstormer 15/20 minutes et après on décide.
b) on n'a pas les moyens de décider alors on brainstorme 15-20 minutes (voire + si le pb est critique) et on désigne 1 ou 2 personnes pour creuser la question et faire une/des propositions à une réunion suivante.
4- Les points traités sont attribués avant la réunion à des personnes qui DOIVENT impérativement distribuer un PPT avant aux membres de la réunion (cela permet au moins que les gens aient travaillé sur une partie des thématiques de la réunion car chaque personne conviée est au moins intéressée directement par un sujet).
5- Un compte-rendu écrit est fait et distribué post-réunion avec les choses décidées et les choses en suspend.
Après je crois que c'est une question de mentalité. Mon patron n'est pas très avare en discours et est très à cheval sur la ponctualité et les horaires (il préfère arréter la réunion si on dépasse les 2h). Cela explique peut-être que cela ne se passe pas trop mal. En tout cas cela dépend surtout du (des) patron(s) la manière dont c'est géré. Je crois que malheureusement tu ne peux rien faire de plus. Le risque si c'est une petite boite est que les gens commencent à en avoir marre car ils sont plus sous pression que dans un grand groupe tranquille. J'ai un ami qui est dans une autre petite boite et qui pressent que les gens commencent à partir car ils voient dans ces réunion à rallonge qu'il y a finalement un manque d'organisation et de structure.
Ju. le 16/03/2007 :
A la google ? Une grosse horloge type compte a rebour au mur, bien visible :
- La reunion fera 40 minutes pas une de plus
Ca a un effect psychologique tres fort, en general meme si on veut pas l'avouer une reunion interne c'est 'juste' pour arriver a se mettre d'accord sur _un_ point critique (tel gaillard doit filer un coup de main, qui ecrit les specs, qu'est ce qui se passe sur le projet untel, ...)
Donc a priori au moins une personne veut qu'un sujet soit aborde, le reste l'indiffere, avec le compte a rebour, a priori il fera plus d'effort pour faire orienter le debat sur ce sujet seulement, s'il loupe le coche il saura aussi pourquoi et pourra discuter face a face avec la personne qui a 'dissipe' la reunion.
David, biologeek le 17/03/2007 :
@fredix : j'y songe, j'y songe ;-)
@palpatine : la mutuelle, la restauration, le CE, etc.
@Bibifoc : ok c'est noté, j'aime bien le début "divers" de ta méthode, par contre c'est la transition vers le premier sujet qui peut prendre du retard non ?
@Ju. : je ne savais pas que Google fonctionnait comme ça, intéressant.
@tous : il faut savoir que les réunions évoquées étaient à un niveau assez haut d'abstraction et ne traitaient pas d'un seul point car pour trouver un moment dans les agendas de chacun c'est déjà assez dur donc je ne pouvais pas me permettre de bloquer plusieurs réunions par semaine.
La solution retenue pour l'instant est celle d'arrêter de faire des réunions (et je me suis mis à coder un peu pour me remonter le moral...).
some1 le 18/03/2007 :
David said : "@palpatine : la mutuelle, la restauration, le CE, etc."
@palpatine et David :
en fait la légende urbaine vient de la compréhension de ce chiffre (2 fois le salaire) et de son utilisation.
D'un côté on a les charges (environ 45% selon les conventions, etc) et les petits plus soulignés par David. Mais ce qui reste correspond en fait aux charges globales de l'entreprise : loyer des locaux, salaire des "improductifs" (finances, resources humaines, ...), matériel, charges diverses (électricité,...), ...
Ce chiffre n'a donc un sens que lorsqu'il est appliqué au salaire d'un "productif" pour avoir un idée de la marge. Cas d'école typique : un ingé en SSII (vu que c'est "le seul" qui rapporte de l'argent dans la boîte).
Le 2 fois sert surtout à donner un ordre de grandeur car le chiffre est vraiment très variable selon le type d'entreprise et son secteur (industrie, SSII, ...).
Bibifoc le 19/03/2007 :
Pour la partie "Divers" préconisée en début de réunion il ne faut pas évidemment y mettre les discussions sur l'achat d'un pack de post'it rose... Cela doit être des choses quand même en rapport avec les personnes qui participent à la réunion. Par exemple, la dernière fois, nous avons discuté de notre besoin d'un serveur supplémentaire pour faire des tests. Cela a durée 5 minutes car j'ai préparé une diapo "pourquoi un nouveau serveur" et une diapo quoi acheter + prix, et le soir la commande était faite.
Tout cela pour illustrer que même dans la partie divers il faut de la structure. C'est + facile à dire qu'à faire j'en conviens mais il faut aussi que les gens soient responsables. Le problème est souvent que :
- dans les grandes boîtes les gens ne cherchent pas trop à s'investir,
- dans les petites boîtes certains responsables/dirigeants n'ont pas toujours les compétences requises.
D'ailleurs combien y a t'il de directeur dans ta boîte sur le nombre de personne? Ce serait interessant de voir le niveau de "surtitrage" des gens et le niveau de non décision induit. Ce que je veux dire c'est que plus il y a de "Chefs" dans une start-up moins il y a de décision car ces chefs discutent toujours pour se mettre d'accord et l'on arrive à un consensus mou histoire de ne pas froisser les uns et les autres. Bref c'est souvent la conséquence d'un manque de hiérarchie et de prise de responsabilité par la tête de l'entreprise (c'est ce que j'ai vécu dans une boîte avant et celle-ci à aujourd'hui disparu...).
Bon courage pour la suite
Afd Ze Blog le 20/03/2007 :
Le cauchemar des réunions internes
Voici un petit lien intéressant, parlant des réunions en interne dans les sociétés. Ce billet de blog est suivi de commentaires de diverses personnes parlant de leur cas respectif. Lien: Le cauchemar des réunions internes - Biologeek : Ubuntu,...