Même en se levant tôt, notre efficacité dépend essentiellement de notre faculté à bien gérer notre temps. Ceci est une introduction à la méthode Getting Things Done souvent abrégée en GTD qui fait l'objet du livre très connu outre-atlantique de David Allen. Elle sera suivie de quelques conseils pour les plus geeks d'entre vous car autant l'annoncer tout de suite : Internet est à l'origine d'une perte de temps phénoménale qu'il est bon de maîtriser si l'on souhaite accéder au niveau d'alphageek.
Je n'ai pas lu le livre en question donc corrigez moi si vous êtes fan. Voici un résumé de la méthode telle que je l'ai comprise :
Il s'agit de collecter toutes les choses que vous avez à faire ou que vous prévoyez de faire puis de les analyser afin de savoir comment est ce que vous allez les organiser. Typiquement, il vous faudra les ranger en projets et déterminer s'ils ont une contrainte temporelle ou pas puis leur assigner un état : action suivante, en attente, incertain ou les supprimer. Inutile d'arriver jusqu'ici si ce n'est pas pour consulter régulièrement ces listes afin d'effectuer les actions suivantes et les évènements temporels. Quoi qu'il en soit, agissez !
C'est donc une méthode basée sur la décomposition des tâches à effectuer en actions élementaires simple et rapides à réaliser. Chaque action en haut de la pile est notée comme étant l'action suivante à achever le plus rapidement possible. Les actions peuvent selon les cas être regroupées par projets, par localisation et/ou par créneaux horaires. Elles peuvent aussi être supprimées ou déléguées.
Il est nécessaire de consulter fréquemment ces listes pour toujours connaître l'action suivante et ajouter des tâches si celles-ci sont nécessaires. L'objectif est de ne pas être distrait lors de la réalisation d'une action par une réflexion au sujet d'une autre tâche. Vous faites presque mécaniquement l'action suivante et d'actions suivantes en actions suivantes vous avancez rapidemment. Cette méthode vous pousse à l'action !
L'exemple le plus caractéristique est celui du mail. Si vous pensez que répondre à un mail ne vous prendra pas plus de 2 minutes : faites-le immédiatement.
Après si vous voulez consulter des notes complètes au sujet de la méthode de l'ouvrage, celles de minezone sont assez bien agencées, une introduction est disponible sur le site de référence 43folders dont le wiki est une vraie mine.
D'ailleurs, 43 folders fait référence aux 43 dossiers que préconise de créer David Allen qui correspondent aux 12 mois de l'année et aux 31 jours du mois. Chaque action est stockée dans le dossier correspondant à sa date d'exécution (dans le cas où elle est temporelle) ce qui permet de s'en rappeler en consultant ces dossiers quotidiennement.
Comment mettre en application ces conseils et quels sont les outils à notre disposition ? Tout dépend de vos habitudes de travail et des ressources dont vous disposez. Deux écoles ici : à l'ancienne avec un callepin ou moderne en numérisant vos données.
C'est la moins coûteuse à mettre en application, il suffit d'un carnet, voire de simples feuilles de papier pour y écrire ses todo-lists et classer ses différents objectifs. C'est celle que j'ai adoptée car j'ai commencé durant mon stage et je devais alors passer plus de deux heures dans le métro par jour. Elle présente l'avantage de vous suivre partout sans avoir à synchroniser vos données avec votre ordinateur ou une application en ligne (si vous avez un PDA par exemple). Un autre avantage est celui de pouvoir répartir les feuillets devant soi pour avoir une vision d'ensemble.
En revanche, l'intérêt d'une numérisation est la possibilité de faire une recherche dans les tâches (par catégorie/date/ce que vous voulez) et de pouvoir facilement faire un copier/coller d'une liste ou d'un fragment de liste vers une autre.
Certains se servent des fameux 43 dossiers en utilisant des répertoires de leur ordinateur, d'autres ont développé des outils en ligne de commande (il existe même une version en python), certains utilisent un TiddlyWiki assez facilement (c'est quoi un TiddlyWiki ?). Il existe par exemple TiddlyPo fait par un français, mais aussi GTDTiddlyWiki et GTDTiddlyWiki Plus (je renvoie sur le wiki de 43folders car le site à l'air mal en point pour l'instant).
Il y a aussi la solution application web 2.0 et là il y en a pour tous les goûts, de la simpliste tada-list au plus complet remember the milk mais aucune ne m'a donné pleinement satisfaction pour l'instant (j'attend beaucoup du prochain service de GMLI en fait car je sais que Guillaume va nous concocter quelquechose de bien :-)).
Enfin celle qui me semble la plus intéressante pour le moment (même si c'est pas celle qui vient naturellement à l'esprit) est le détournement d'un compte de messagerie électronique. Certains donnent la solution pour GMail ou via le client Thunderbird. Les deux sont facilement réalisables, dans le cas où c'est Thunderbird il vaut mieux avoir un compte en IMAP pour pouvoir accéder à vos modifications de n'importe quel poste.
Les principales distractions du geek sont (pas forcément dans l'ordre) :
Lire aussi l'article en anglais sur lifehack à ce sujet qui m'a fait sourire, surtout le « optional » à la fin qui est on ne peut plus vrai ;-).
Comme vous avez pu le remarquer, la plupart des liens sont en anglais car il existe très peu de ressources en français. Quelques liens pour continuer :
Voila, j'espère que cette introduction vous permettra de gagner un peu de votre précieux temps et j'attend impatiemment que cette resource francophone se forme. Hum il y a un truc que j'ai oublié de mentionner pour faire gagner du temps aux geeks : arrêtez de bloguer !
[edit du 3/08] : Bonus ! Vous combinez mes deux derniers posts (celui-ci et celui sur Freemind) et vous pouvez utiliser le template réalisé par YekSoon. Du coup ça répond aussi à la question d'Enro en commentaire ;-).
[edit du 12/08] : Re-bonus (décidemment !) si vous appréciez Django, David Avraamides a réalisé une application permettant de combiner Django et GTD.